Automatizare pentru instituții publice
Automatizare pentru instituții care lucrează cu multe documente și termene
Termenele legale se respectă pentru că sunt urmărite, nu ținute minte
O instituție nu ratează termene din rea-voință. Le ratează pentru că o cerere a ajuns pe un birou unde nimeni nu o mai vede.
Ce contează aici
Fiecare cerere are un termen urmărit
Petițiile și solicitările primesc automat data limită legală, iar apropierea ei se anunță.
Documentele ajung unde trebuie
Ce sosește e citit, clasificat și repartizat, fără ca cineva să sorteze manual dimineața.
Traseu auditabil complet
Cine a primit, când, ce a decis și pe ce bază — înregistrat, nu reconstituit la control.
Raportarea nu mai e un proiect
Cifrele cerute periodic se produc din datele existente, nu prin numărat manual la final de lună.
De unde începem
Cum arată, concret
Primul dintre fluxurile de mai sus, pas cu pas. Restul urmează același tipar.
1. Preluare
Facturile sunt preluate din email, WhatsApp sau un folder partajat.
- n8n
- Gmail API
2. Extragere
OCR plus un model de limbaj citesc furnizorul, suma, TVA și pozițiile.
- OCR
- GPT-4.1
3. Validare
Datele extrase sunt comparate cu comanda și cu furnizorii cunoscuți.
- PostgreSQL
4. Înregistrare
Factura validată intră în sistemul de facturare, cu numărul de document păstrat.
- e-Factura
5. Excepții
Ce nu trece validarea ajunge la o persoană, nu într-un log pe care nu îl citește nimeni.
- Slack
Rezultate
Grup de catering cu 70+ angajați și două locații de evenimente
Citirea documentelor, repartizarea automată și urmărirea termenelor rulează în producție, în mediul privat.
Întrebări frecvente
- Ați lucrat cu instituții publice până acum?
- Nu încă. Preferăm să spunem asta direct: experiența noastră vine din mediul privat, pe aceleași probleme — documente, termene, traseu auditabil. Dacă vă trebuie un furnizor cu referințe în sectorul public, nu suntem noi aceia astăzi.
- Puteți participa la o licitație publică?
- Putem participa, dar fiecare procedură își are cerințele ei de eligibilitate, iar unele cer certificări sau referințe pe care nu le avem încă. Ne uităm împreună pe caietul de sarcini înainte să promitem ceva.
- Aveți certificări de securitate?
- Nu deținem ISO 27001 sau SOC 2. În achiziții publice acestea sunt uneori cerințe eliminatorii — dacă în cazul vostru sunt, o veți afla din caietul de sarcini, iar noi nu vom pretinde altceva.
- Datele rămân în instituție?
- Pot rămâne integral. Sistemul se poate găzdui pe infrastructura voastră, inclusiv modelele care citesc documentele, fără ca nimic să iasă în afară.
- Înlocuiește registratura sau sistemul actual?
- Nu. Se construiește în jurul lui. Sistemele existente rămân unde sunt, cu utilizatorii lor, iar automatizarea acoperă golurile dintre ele.