De la comandă la plată, fără aprobări pierdute pe drum

Urmărește fiecare achiziție de la cerere până la furnizorul plătit

Nimeni nu mai plătește de două ori aceeași factură

Problema nu e că nu aveți un proces de achiziții. E că trăiește în capul a trei oameni și într-un fișier Excel.

Ce obții

Oprește plățile duble

Fiecare factură e legată de o comandă. A doua oară când apare aceeași factură, sistemul o refuză.

Aprobări care nu se blochează

Cererile ajung la cine trebuie, cu reamintiri automate. Nimic nu stă o săptămână în inbox.

Vezi cheltuiala înainte să se întâmple

Angajamentele sunt vizibile din momentul aprobării, nu la finalul lunii când vine extrasul.

Un singur loc de căutat

Cerere, aprobare, comandă, recepție și factură stau împreună, legate de același număr.

Cum funcționează

Fluxul, pas cu pas

  1. 1. Cererea

    Cine are nevoie de ceva completează un formular scurt — pe telefon, în WhatsApp sau pe web. Nu învață un sistem nou.

    • n8n
    • WhatsApp Business API

  2. 2. Aprobarea

    Regulile tale decid cine aprobă: pragul valoric, departamentul, furnizorul. Aprobatorul primește o notificare cu context, nu un link gol.

    • Slack
    • PostgreSQL

  3. 3. Comanda

    După aprobare se generează comanda către furnizor, cu numerotare consecventă și un traseu auditabil.

    • e-Factura

  4. 4. Recepția

    Ce a sosit se confirmă față de ce s-a comandat. Diferențele se semnalează atunci, nu peste două luni.

    • n8n

  5. 5. Potrivirea și plata

    Factura se potrivește automat cu comanda și recepția. Ce se potrivește merge la plată; ce nu, ajunge la o persoană.

    • PostgreSQL
    • e-Factura

Rezultate

Grup de catering cu 70+ angajați și două locații de evenimente

Comenzile luate manual pe WhatsApp au fost înlocuite de un flux cu traseu auditabil.

Fluxuri de automatizare
125 63
Erori WhatsApp pe oră
15–30 0
Probleme de securitate
584 383
Săptămâni până în producție
— 6

Funcționează cu ce ai deja

  • n8n
  • e-Factura
  • PostgreSQL

Soluții conexe

Întrebări frecvente

Trebuie să renunțăm la programul de contabilitate?
Nu. Fluxul se oprește acolo unde începe contabilitatea ta. Scriem în ce folosiți deja — dacă are API, direct; dacă nu, automatizăm interfața.
Cum decidem pragurile de aprobare?
Le stabiliți voi, în prima săptămână. De obicei pornim de la ce faceți deja informal și doar îl scriem explicit. Se pot schimba oricând, fără cod nou.
Ce se întâmplă cu achizițiile urgente?
Există o cale rapidă, cu aprobare ulterioară. Diferența e că rămâne înregistrată — azi, achizițiile urgente sunt cele care dispar complet din evidență.
Funcționează dacă furnizorii nu se schimbă deloc?
Da. Furnizorii continuă să trimită ce trimit acum, pe email sau WhatsApp. Toată munca de potrivire se întâmplă la voi.
Cât durează implementarea?
Trei până la șase săptămâni, în funcție de câte praguri de aprobare aveți și dacă recepția e făcută de aceeași echipă care comandă.
Ce se întâmplă dacă cineva ocolește procesul?
Factura fără comandă în spate nu se potrivește și ajunge la o persoană. Nu blocăm plata — o facem vizibilă, ceea ce e de obicei suficient.

Vrei să vezi unde se pierd aprobările?

Solicită un audit gratuit