Automatizare pentru HoReCa

Restaurante, catering, evenimente și cazare

Mai puțină hârtie în sezonul aglomerat

Sezonul nu așteaptă să termini de introdus comenzile de săptămâna trecută.

Ce contează aici

Comenzi fără transcriere

Comenzile primite pe WhatsApp ajung în sistem fără ca cineva să le rescrie.

Facturi la zi

Facturile furnizorilor se procesează pe măsură ce vin, nu la final de lună.

Personal plătit corect

Pontajul și distribuția pe locații se calculează automat.

Nimic pierdut între ture

Ce s-a cerut, ce s-a livrat și ce s-a facturat rămân legate.

De unde începem

Cum arată, concret

Primul dintre fluxurile de mai sus, pas cu pas. Restul urmează același tipar.

Procesare facturi

  1. 1. Preluare

    Facturile sunt preluate din email, WhatsApp sau un folder partajat.

    • n8n
    • Gmail API

  2. 2. Extragere

    OCR plus un model de limbaj citesc furnizorul, suma, TVA și pozițiile.

    • OCR
    • GPT-4.1

  3. 3. Validare

    Datele extrase sunt comparate cu comanda și cu furnizorii cunoscuți.

    • PostgreSQL

  4. 4. Înregistrare

    Factura validată intră în sistemul de facturare, cu numărul de document păstrat.

    • e-Factura

  5. 5. Excepții

    Ce nu trece validarea ajunge la o persoană, nu într-un log pe care nu îl citește nimeni.

    • Slack
    • WhatsApp
Vezi procesul complet

Rezultate

Grup de catering cu 70+ angajați și două locații de evenimente

Erorile în cascadă pe WhatsApp au ajuns de la 15–30 pe oră la zero.

Întrebări frecvente

Lucrați cu firme mici, nu doar cu lanțuri?
Da. Sistemele astea sunt construite pentru firme de 10–100 de angajați, cu una sau două locații.
Trebuie să schimbăm programul de gestiune?
Nu. Construim în jurul a ce folosești deja. Înlocuirea sistemului este o decizie separată, de obicei mai scumpă decât automatizarea.
Cât durează până vedem ceva funcțional?
Primul flux, de obicei două până la patru săptămâni. Începem cu procesul care îți consumă cel mai mult timp, nu cu cel mai spectaculos.
Ce se întâmplă în vârf de sezon dacă se strică ceva?
Fluxurile sunt monitorizate și au un traseu de rezervă către o persoană. Un flux oprit înseamnă că cineva primește o notificare, nu că se pierd comenzi tăcut.
Aveți experiență reală în domeniu?
Da — am construit un sistem complet de gestiune pentru un grup de catering cu peste 70 de angajați și două locații de evenimente, folosit zilnic în producție.

Vezi de unde ai începe

Solicită un audit gratuit